e) Procedimientos para la elaboración del inventario anual general de la escuela.
- El Registro de inventario recogerá los movimientos de material inventariable del centro incluyendo tanto las incorporaciones como las bajas que se produzcan. Tendrá carácter de material inventariable, entre otros, el siguiente:
- mobiliario
- equipo de oficina
- equipo informático
- equipo audiovisual no fungible
- impresoras.
- material docente no fungible
- máquinas y herramientas
- en general, todo aquel que no sea fungible.
- El inventario del Centro se realizará dentro del módulo de inventario habilitado por la Consejería en el programa de gestión de Séneca y se confeccionará conforme a los modelos que figuran como Anexos VIII y VIII (bis) de La Orden de 10 de mayo de 2006, conjunta de las Consejerías de Economía y Hacienda y de Educación, por la que se dictan instrucciones para la gestión económica de los centros docentes públicos dependientes de la Consejería de Educación, regula los registros de inventarios anuales.
Para las altas y bajas, respectivamente, que se produzcan durante el curso escolar, teniendo en cuenta lo siguiente:
- Número de registro: numeración correlativa de las adquisiciones de material inventariable.
- Fecha de alta: fecha en la que el material es puesto a disposición del centro.
- Fecha de baja: fecha en la que el material deja de formar parte del inventario del centro.
- Número de unidades: número de unidades que causan alta o baja.
- Descripción del material: se indicará el tipo de material adquirido, así como sus características técnicas.
- Dependencia de adscripción: departamentos o unidades organizativas a las que se adscribe el material de que se trate.
- Localización: lugar o dependencia física donde se encuentra ubicado el material de que se trate.
- Procedencia de la entrada: actuación económica o administrativa, origen de la incorporación al centro del material de que se trate.
- Motivo de la baja: causa que provoca la baja del material afectado.
- Independientemente del Registro de inventario, podrán existir inventarios auxiliares por departamentos, talleres y otras unidades, cuando el volumen y diversidad de materiales existentes en dicha unidad así lo aconsejen.
Por sus especiales características, existirá también un libro Registro de inventario de biblioteca, conforme al modelo que figura como Anexo IX de esta Orden, que recoja los libros que pasen a formar parte de la biblioteca del centro, cualquiera que sea su procedencia.
Los centros educativos dependientes de la Consejería de Educación, deben documentar y gestionar, para el control de su actividad económica y bajo el amparo legal que les regula, entre otros registros (Registros de ingresos y gastos, Registro de movimientos en cuenta corriente y de movimientos de caja…), el registro de inventario. El inventario es un elemento clave del control interno y de registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes al centro. Mantener un registro de inventario no es más que la comprobación y recuento de las existencias físicas. Controlar la fecha de adquisición, la identificación, la ubicación, la adscripción y el estado del uso garantiza la salvaguarda de estos elementos. Reconocer el grado de amortización de los elementos atendiendo a su vida útil, nos asegura su reposición y existencias, así como el desarrollo de las actividades y funciones que estos objetos y/o elementos desempeñan en el centro. Desde el curso académico 2013/2014, es obligatorio gestionar el inventario de los centros en el sistema de información Séneca, ligado al proceso contable de los centros, así como integrarlo con los sistemas de distribución de material de la AGENCIA PÚBLICA ANDALUZA DE EDUCACIÓN Y FORMACIÓN (APAEF).
- El Secretario del centro será el encargado de realizar el inventario general del centro y mantenerlo actualizado. Es responsabilidad de cada Jefatura de Departamento mantener al día el inventario de su Departamento Didáctico. Para ello se crearán los perfiles de inventario a todos los Jefes de Departamento. Así mismo podrán tener este perfil el personal del Centro que, de la Dirección del Centro se estime oportuno, para realizar esta labor de actualización del inventario.
Se seguirá el siguiente procedimiento:
- A principio de curso, se le entregará a cada Departamento copia de la parte del inventario donde aparezca su material.
- Los Jefes de Departamento irán actualizando ese inventario a lo largo del curso en Séneca.
- La Secretaría del centro actualizará el resto del inventario que no está en ningún Departamento.
- Antes del 1 de junio de cada curso los Jefes de Departamento tendrán actualizado el inventario de su departamento. Esta fecha se podría prorrogar hasta final de junio si existieran motivos justificados por el Jefe de Departamento.
- En la última sesión del ETCP, cada Jefatura de Departamento pondrá en conocimiento de este órgano colegiado las novedades en el inventario de su departamento.
- El Secretario someterá a la aprobación del Consejo Escolar la actualización del inventario junto con los demás registros contables antes del 30 de octubre de cada año.
- El Secretario será el encargado de realizar el inventario de la parte general del centro.